איך נעבור את ביקורת מס הכנסה בהצלחה !

כאשר מגיעים מבקרים ממס הכנסה, שלב ראשון אין להיכנס ללחץ/פאניקה.

לאחר מספר נשימות לצורך רגיעה סגרו את העסק שלכם ורק לאחר מכן התחילו את הביקורת.
במידה וישנם לקוחות בעסקכם,תציעו למבקרים ממס הכנסה מים או קפה, סיימו את הטיפול בלקוחות הקיימים ותמנעו כניסה של לקוחות חדשים.
לאחר שהינך פנוי במלואו למבקרים, החלו את הביקורת.
ביקורת ניהול ספרים כוללת בדרך כלל מספר אלמנטים:
1. בדיקת הקופה – האם יש התאמה בין סרט הקופה היומי לבין ספירת מזומן+שיקים+כרטיסי אשראי. לצורך זה מדפיסים X מהקופה (לא Z לסיכום היום), ומשווים אותו לתוכן הקופה.
יש להקדיש את מלוא תשומת ליבך לספירת המזומנים בכדי למנוע בלבול, במידה והמבקרים מתעקשים לספור לבד את המזונים, תבצע את הספירה פעם נוספת בעצמך ותוודא כי תוצאתך זהה לספירה של המבקרים.

איך נספור את הכסף נכון?
א) הפרד את השטרות מהמטבעות.
ב) החל את ספירת השטרות, כאשר הספירה תתבצע באופן הבא:
ב.1. ספור את השטרות מהגדול לקטן.
ב.2. רשום על דף את כמות השטרות לכל שטר בנפרד.
ב.3. סכם את הסכומים.
ג) כעת עבור לספירת המטבעות, גם כאן השתמש באותה השיטה וספור מן הגדול לקטן.
יש להקפיד שכמובן תמיד תהיה התאמה, ובתחילת יום – אם יש כסף שמוכנס לקופה כעודף – יש לרשום אותו בהתאם על מנת שלא יתחדש כהכנסה שלא נרשמה בקופה אבל נכנסה אליה…

2. יש להקפיד לשמור את כל ה-זדים (סיכומים יומיים) בתוך הקופה עד להעברה להנהלת החשבונות, על מנת שלא יאבדו, ושאם בביקורת תתבקשו להציג את אחד הסיכומים היומיים – שלא יחסר.

3. רישום חשבוניות ידניות )למי שאין קופה( יש להקפיד על רישום כרונולוגי מסודר בפנקס, ועל רישום של שם הלקוח, השירות או המוצר שנמכר, ועלותו. את המקור (בדרך כלל צבע לבן) יש לתלוש ולמסור ללקוח. אם הלקוח עזב בטרם לקח את החשבונית – יש לזרוק את הספח הלבן. בשום אופן לא להשאיר את המקור הלבן בפנקס, כי זה מעלה חשד של רישום מאוחר ורטרואקטיבי…….

4. ספר הזמנות – אחד הספרים החשובים ביותר, וגורם לפסילת ספרים מספר אחד. למה? כי בעלי העסקים לא תמיד מודעים לחובה הזו, וחבל.
ספר הזמנות הוא ספר כרוך שבו יירשמו כל ההזמנות לשירות, פרט לשירות המבוצע בנוכחות המזמין במקום עסקו הקבוע של נותן השירות ונערך לגביו התיעוד הנדרש על פי הוראות ניהול ספרים מיד בגמר השירות (הפקת חשבונית);

אם נרשמו עם קבלת ההזמנה התאריך, שם המזמין ומענו ותיאור השירות המוזמן בחשבונית, אין חובה לרשום הזמנה זו בספר הזמנות. לדוגמה – מספרה שמגיע אליה לקוח מזדמן על בסיס מקום פנוי – ומוציאים לו חשבונית בסיום השירות, אין חובה לרשום בספר הזמנות את העבודה. לעומת זאת לקוחה שמתקשרת להזמין מקום מראש – יש לרשום בספר ההזמנות מיד.
הערה – לקוח שהזמין מקום, ולא הגיע או ביטל, יש לרשום הערה בספר ההזמנות שלא הגיע או ביטל, על מנת שבביקורת ניהול ספרים – כאשר יבקשו להציג חשבונית לאותו לקוח, לא יהיה מצב לא נעים…

5. בשום מקרה – אין לזרוק את ספר ההזמנות של שנים קודמות שעדיין פתוחות לביקורת ברשויות המס (עד 7 שנים לאחור), ובשום מקרה אין לקרוע דפים מספר ההזמנות ו/או למחוק בטיפקס.

6. בעסקים בהם יש מחירים קבועים למוצרים או שירותים – יש להציג מחירון בעסק, ובמידה שנדרשים להציג מחירון בביקורת ניהול ספרים, יש לדאוג שיהיה אצלכם מחירון כזה בהישג יד.

7. יש לשמור בקלסר נפרד את טפסי ההפקדות בבנק של המזומנים והשקים. אתם עשויים להידרש להציג את כל מסמכי ההפקדות.
במידה שהופקדו שיקים בחשבון ואין רישום של תקבולים בשקים בקופה או בספר החשבוניות – תהיה לכם בעיה.
במידה שהופקדו מזומנים מעבר למה שהיה בסיכום היומי – תצטרכו לספק הסבר מניח את הדעת, וזה הולך להיות קשה. מומלץ להפקיד את תוכן הקופה, בניכוי מה שנשאר בעסק לצרכי קופה קטנה או עודף. עדיף להפקיד פחות מאשר להפקיד יותר, ואם יש צורך למלא את חשבון הבנק של העסק – לבצע זאת בהעברה מהחשבון האישי – ולשמור על האסמכתא לכך.

8. בכל מקרה של שאלה או ספק יש לפנות למשרדנו בהקדם, על מנת לא להגיע למצב של ביקורת פתע כשאינכם מוכנים אליה.